Fatturazione Elettronica – Guida Completa

Bentornato/a sul nostro blog! 😊 

Una guida completa per capire cos’è la fatturazione elettronica, chi è obbligato a farla, come fare una fattura elettronica e tutte le novità in vigore dal 1° Luglio 2022 per il regime forfettario. 

Oggi faremo una vera e propria accounting lessons! 🧮 

Si, un piccolo scorcio sulla contabilità e fiscalità italiana. E direi che è proprio necessario. Perchè? Per almeno due motivi.

Primo, se sei un imprenditore o un professionista, freelance in regime forfettario dal 1° Luglio 2022 vedrai alcuni importanti cambiamenti. Potrebbe essere arrivato il momento di appoggiarti ad un vero/a professionista. Perché non richiedere la collaborazione di un assistente virtuale? Clicca qui per saperne di più! 

Secondo, se invece sei una virtual assistant tutto questo potrebbe interessarti. Sia per il primo motivo che ho scritto sopra, ma specialmente per seguire e curare la contabilità dei tuoi clienti!

L’articolo che segue ti fornirà una guida completa su tutto ciò che concerne la fatturazione elettronica ed il suo utilizzo. Vedremo cos’è una fattura elettronica, chi la emette, come farla, cosa fare se ci sono “errori” e quali software gestionali offrono questo servizio.  

Fatturazione elettronica: cos’è?

Se sei entrato nel mondo del lavoro da qualche anno, sai bene cosa voleva dire finire un trimestre fiscale. Decine, se non centinaia di fatture polverose, faldoni a non finire che si spostavano dal tuo ufficio a quello del commercialista. E viceversa. E povero segretario/a contabile…😰

Crediamo fermamente nel lavoro smart e digital, anche e specialmente in questo settore. Ecco perché la fatturazione elettronica ha migliorato per molti versi il nostro lavoro e quello degli imprenditori in vari settori. 

L’introduzione della fatturazione elettronica ha in effetti prodotto alcuni buoni risultati. Tra questi vi sono: i risultati ottenuti contro la frode fiscale, il miglioramento degli adempimenti IVA. 

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette quindi di abbandonare il cartaceo. Le nuove fatture elettroniche infatti sono sviluppate con un linguaggio informatico, chiamato formato xml, che consente di definire e controllare i vari elementi contenuti nel documento, verificando così le informazioni a norma di legge. 

In realtà la fattura elettronica contiene le stesse informazioni presenti in realtà in una fattura cartacea come importi, dati di mittente e destinatario, descrizione delle prestazioni effettuate o dei beni venduti, etc etc…. Il formato digitale xml quindi non ha niente a che vedere con formati pdf o simili. Spesso parlando di formato digitale ci si può confondere un po ‘ le idee. 🤔

Ricorda: il formato richiesto dalla normativa è solo ed esclusivamente l’XML. Esistono software di fatturazione o gestionali che producono questo tipo di formato. Fra poco ti parlerò anche di questo. Tranquillo/a! 😎

Vantaggi e svantaggi della fatturazione elettronica

Molti si chiedono: è conveniente iniziare a emettere fattura elettronica? 

Dal 1° Luglio 2022 per molti non sarà più un optional, ma se appartieni alla categoria che può ancora evitarla, ti sarà utile valutare vantaggi e svantaggi. 

Vantaggi

1. Emettere e ricevere le fatture su un unico software, e non su altri mille supporti diversi.
2. Lavorare con la Pubblica Amministrazione, che accetta solo fatturazione elettronica.
3. Sistema di interscambio fra mittente e destinatario più veloce e immediato, con poca se non nulla possibilità di errore. 
4. Invio fatture e ulteriori documenti in maniera immediata al commercialista.

Svantaggi

1. Costo aggiuntivo del software (che nella maggior parte dei casi però è contenuto e comodamente rateizzabile mensilmente).
2. Nuovo metodo. Tutte le cose nuove spaventano all’inizio, ma basta cominciare, fare pratica e farsi supportare magari da un’assistente virtuale.

Chi ha l’obbligo di fare fatturazione elettronica 

Iniziamo col dire che già dal 1° Gennaio 2019 la Legge Italiana prevedeva che tutte le fatture emesse tra soggetti residenti in Italia, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi, fossero elettroniche. 

L’obbligo per la fatturazione elettronica riguarda tutte le partite IVA che operano con altri titolari di partita IVA, con la Pubblica Amministrazione e anche verso un consumatore finale senza partita IVA. Fino ad oggi, erano esclusi dall’obbligo soltanto alcuni soggetti, tra cui i forfettari. 

Obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari: novità Luglio 2022 🗓️

Dal 1° luglio 2022 entra in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica per i contribuenti in regime forfettario. La misura è stata approvata in Consiglio dei Ministri (Cdm) il 13 aprile 2022 ed è contenuta nel Decreto Legge n.36/2022, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 30 aprile 2022. Consulta il Testo del Decreto della Gazzetta Ufficiale se vuoi saperne i dettagli.

Dal 1° luglio 2022 l’obbligo di fattura elettronica entra in vigore per i contribuenti in regime forfettario che nell’anno precedente hanno percepito ricavi o compensi superiori a € 25.000. Invece dal 1° gennaio 2024 l’obbligo si estende a tutti gli altri forfettari. 

Quindi se non rientri nel primo caso avrai un pò di tempo per adeguare la tua contabilità e richiedere un supporto esterno alla tua assistente virtuale. 

Rientrano nell’obbligo della fatturazione elettronica coloro che sono nei regimi minimi o il cosiddetto regime di vantaggio, che fino ad ora ne erano esclusi. Anche per loro dal 1° Luglio 2022 le cose cambieranno!

Come fare una fattura elettronica 

In questa parte ti mostrerò come si fa una fattura elettronica in regime forfettario. Capirai il percorso che segue la fatturazione elettronica e cosa fare se la tua fattura viene scartata o data in errore. 

Procurati un software gestionale di fatturazione elettronica

Per emettere fattura elettronica è necessario avere un software di fatturazione elettronica.

Si tratta di un apposito programma che genera la fattura in XML, il linguaggio informatico richiesto dalla normativa di cui ti parlavo prima. Il software invia la fattura elettronica al Sistema di Interscambio o SdI, che esamina la fattura e la recapita al destinatario. 

Molti di questi software sono accessibili a tutti, sia come semplicità d’uso, sia in termini di costi. Se non sai quale scegliere, leggi l’ultima parte di questo articolo per capire cosa fa al caso tuo.

Compila la fattura elettronica

Compila i dati obbligatori della fattura, i soliti: mittente, destinatario, data, merce, metodo di pagamento e così via. 

Il destinatario della tua fattura elettronica deve darti un codice destinatario o codice univoco. È un codice che aiuta il Sistema di Interscambio (SdI) a recapitare la fattura; ha 6 cifre se il destinatario è un’azienda o un libero professionista, oppure 7 se si tratta di una Pubblica Amministrazione. Se invece stai emettendo fattura verso un privato senza partita IVA, dovrai inserire nel campo “Codice Destinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri) e specificare solo ed esclusivamente il “Codice Fiscale”.

In alternativa al codice destinatario, puoi indicare l’indirizzo PEC del tuo cliente. 

Ricorda! Si deve applicare la marca da bollo da 2€ quando le fatture elettroniche (ma era valido già per quelle cartacee) sono emesse senza addebito IVA e se di importo superiore a 77,47 euro.

Non sarà più necessario comprare la marca da bollo o scrivere il numero della stessa sulla fattura. Né fare file inutili alla tabaccheria sotto casa. La fattura elettronica infatti avrà una dicitura tipo ““Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi dell’articolo 15 del d.p.r. 642/1972 e del DM 17/06/2014”. 

Per ogni trimestre solare, l’Agenzia delle entrate elabora le tue fatture elettroniche trasmesse al SdI, per verificare se su questi documenti è stato indicato correttamente l’assoggettamento all’imposta di bollo. Conteggerà 2€ per ogni bollo emesso e di questi produrrà un F24 da pagare o un addebito diretto sul tuo conto corrente. Le date entro cui pagare l’imposta di bollo, riportate dalla guida dell’Agenzia delle entrate, sono:

• 31 maggio 
• 30 settembre 
• 30 novembre,
• 28 febbraio dell’anno successivo.

Se fra l’altro l’importo dovuto per il primo e secondo trimestre non supera 250 euro, singolarmente o complessivamente puoi eseguire il versamento entro la data successiva. 

Comodo vero?

Controllo e firma digitale della fattura elettronica

Una volta compilata la fattura, la dovrai:

• ricontrollare 
• firmare digitalmente
• inviare al Sistema di Interscambio (SdI)

Questi 3 step ti descrivono come emettere una fattura elettronica verso un’altra Partita IVA (impresa o professionista) o un privato senza partita IVA.

Nel caso invece lavorassi per la Pubblica Amministrazione, dovrai compilare anche altri campi. I dati necessari te lo fornirà il destinatario stesso.

Importante: la fattura elettronica immediata deve essere emessa (e quindi trasmessa al SDI) entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. In questo caso, lo si può fare in uno dei 12 giorni successivi. Senza mai superare questa data a meno che non si voglia andare incontro a sanzioni! Anche no direi… 😅

Cosa fare se ci sono errori nella fattura elettronica

Mentre si compila una fattura però può capitare di commettere errori. Te ne puoi accorgere subito, cosa che ti auguro, prima di inviarla intendo. Quindi puoi modificarla e inviarla. 

Se invece hai già inviato la fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI) e, qualche giorno dopo vedi che la fattura cambia stato e viene definita “Scartata”. Cosa vuol dire?

L’SdI ha controllato la fattura e ha trovato un errore, che può riguardare il contenuto, la dimensione o il formato del file, oppure l’autenticità della firma.

Insieme al messaggio di errore, probabilmente riceverai il codice dell’errore e una breve descrizione del motivo dello scarto.

Cosa puoi fare a questo punto?

Entro 5 giorni dalla data della notifica dovrai correggere la fattura e inviarla di nuovo al SdI con numero e data uguali.

Ovviamente l’Sdi non può rilevare gli errori relativi alla cifra o alla descrizione del prodotto. Molto probabilmente dovrai emettere una nota di credito. Nel caso ti consiglio di chiedere conferma al Commercialista o alla Virtual Assistant che ti segue nella contabilità. 

4 buoni motivi per scegliere un software per la fatturazione elettronica 

Molti ricorrono al fai-da-te oppure scelgono di gestirsi la contabilità da soli oltre al lavoro che si deve svolgere. 

Non è una scelta molto saggia, per diverse ragioni. Quali? 

Bè di sicuro non avrai le competenze che può avere invece una persona competente nel settore, come una virtual assistant. E anche se le avessi, devi renderti conto che come imprenditore non puoi fare tutto. Qualcosa sicuramente farai male! 

Ma fare “male” qualcosa a livello fiscale ti comporterà danni seri e importanti. Ecco perché oltre ad affidarti ad un professionista è indispensabile utilizzare o fare utilizzare alla tua assistente virtuale un software gestionale di fatturazione elettronica. 

Perchè? Per almeno 4 buoni motivi:

Avere tutto sotto controllo. 

Saper gestire bene il tempo e il denaro è la chiave di successo per la continuità di un’attività o impresa. Un software ti permette di avere tutto a portato di mano: incassi, tasse, scadenze e molto altro. Ti permetterà inoltre di avere un maggiore controllo sulle tue finanze e di gestire efficientemente la registrazione dei pagamenti.

Tempo

Un software gestionale e un’assistente virtuale ti permette di avere più tempo per te, per la tua attività. E si sa, “il tempo è denaro!”

Evitare errori e dimenticanze. 

Fare errori gestendo contabilità con Excel o peggio a mano è un evento molto, ma molto probabile. Un software gestionale previene errori, ricorda scadenze e in collaborazione con la tua assistente virtuale potrà svolgere tutto secondo le modalità previste dalla Legge, con ordine e metodo. Evitare errori e dimenticanze? Uguale, evitare sanzioni, ergo risparmio in denaro. 

Analisi 

La maggior parte dei software gestionali fra le tante funzioni c’è anche quella di analisi di dati: in qualsiasi momento potrai visualizzare flussi di cassa, dati di vendita di specifici prodotti, la situazione di clienti e fornitori. Tutto in maniera chiara e precisa. Ad esempio, quali clienti mi producono di più in un anno? Quali meno? Quale fornitore mi conviene di più? Quale meno? Insomma, dati alla mano saprai dove investire e sfruttare le tue risorse, denaro e tempo. Avrai quindi un quadro generale della tua situazione finanziaria.

“Quindi, Sele, quali software gestionali per la fatturazione elettronica posso scegliere?”

Su tutti potrei proporti Fattura in Cloud. Sta facendo tariffe agevolate per tutti i regimi forfettari che si iscrivono in questo periodo, proprio in seguito alle novità che ben ti ho descritto. Un software gestionale completo, intuitivo, smart, in collaborazione diretta con il tuo commercialista. 

Clicca su questo link per avere subito un mese gratis di FattureInCloud. 

Bene, le informazioni sono state molto, ma necessarie. Spero di esserti stato/a utile.

I nostri assistenti virtuali saranno felici di darti l’appoggio e l’aiuto di cui hai bisogno.

Contattaci e scrivici nel form per avere questo tipo di assistenza. 

Grazie e a presto!

Selene