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Oggi vorrei spiegarti in modo semplice e chiaro chi è e cosa fa un’assistente virtuale.
Scoprirai inoltre 5 caratteristiche da avere per svolgere al meglio questa professione.
Perché dovrebbe interessarti saperlo? Il mondo del lavoro e del digital sta cambiando molto velocemente, oserei direi esplodendo!
Oggi più che mai quindi c’è bisogno di una figura competente, efficiente e smart che possa stare al passo con le esigenze di imprenditori e freelance: l’assistente virtuale.
Perché non pensare che sia proprio il lavoro adatto a te? Leggendo l’articolo Perchè diventare assistente virtuale scoprirai i numerosi vantaggi che derivano dall’intraprendere questa carriera professionale.
Sei alla ricerca di una professione emergente, entusiasmante e rivoluzionaria?
Vorresti lavorare da casa o in qualsiasi posto ti faccia stare bene dal bar sulla spiaggia 🏖 o ad una baita immersa nel verde 🏕 ?
Ti piace organizzare il lavoro, mettere all’opera le tue skills a servizio di altri?
La professione di assistente virtuale fa al caso tuo allora!
Attenzione però! Lavorare da casa, on line non significa guadagno o lavoro facile. Come in tutte le professioni ci vuole impegno, dedizione e skills.
Ma prima di addentrarci sul lato pratico-tecnico di questa professione risponderemo insieme a 5 domande nel corso di questo articolo.
Le informazioni che tratteremo saranno fondamentali per capire se la professione di assistente virtuale fa al caso tuo.
Allora non ci resta che cominciare! Pronto?
Allora iniziamo…
Rispondiamo alla prima domanda…
Cosa non è un’assistente virtuale?
Cominciamo a fare un pò di chiarezza: molti sono convinti che sia una voce guida che risponda in automatico al telefono o via chat on line. “Alexa?” “Tobi?” Oppure “Ciao sono Anna! Cosa posso fare per te?” 🤖 Assolutamente no!
Quindi abbandonate l’idea di voci registrate, meccaniche, chatbot e simili, spesso fastidiosi e diciamolo, inutili. Se il tuo desiderio è sapere cosa sia un’assistente virtuale e vorresti diventarlo, tranquilla non sarai mai un bot! 😅
Quindi ora passiamo alla seconda domanda:
Chi è un’assistente virtuale?
L’assistente virtuale è una figura professionale che lavora da remoto offrendo servizi e supporto ai liberi professionisti e agli imprenditori, alle aziende e così via.
Il suo lavoro si svolge prevalentemente online e i rapporti con i clienti sono curati tramite chiamate, videocall e numerosi software, di cui parleremo in maniera più approfondita a breve. Per questo motivo, può svolgere il proprio lavoro in perfetta autonomia e non necessita di un ufficio o di alcuno spazio a spese del cliente.
Ecco perchè questo tipo di professione può essere molto vantaggiosa anche per te, che sei un imprenditore, un freelance oppure possiedi un’attività di vario genere. Leggendo questo articolo scoprirai 5 motivi per cui l’assistente virtuale fa al caso tuo.
Piccola curiosità: la figura professionale dell’assistente virtuale quasi sconosciuta in Italia è nata negli anni ’90 in America, USA. È nata da un’esigenza specifica: come poteva un’impiegata gestire la contabilità, l’amministrazione e la pianificazione di un cliente internazionale? O ancora come poteva gestire clienti dislocati in vari stati che operavano su settori diversi? Ad ogni domanda la risposta è stata la medesima: la Virtual Assistant o detta Assistente Virtuale.
Come spesso capita nel nostro Paese, novità, invenzioni, tecnologie e molto altro arrivano con molto molto molto ritardo. Ecco perché in Italia se qualcuno ti chiederà: “Che lavoro fai?” E tu risponderai: “Sono un’assistente virtuale!” forse dovrai prenderti un pò di tempo per spiegargli che è una professione vera, a tutti gli effetti, che comporta responsabilità e mansioni ben specifiche.
Una volta parlando con una mia cliente, che ha il figlio che vive e lavora come ingegnere negli Usa, mi raccontò di come la professione di Virtual Assistant è largamente diffusa e molto apprezzata negli States. Niente di nuovo per lei! 🇺🇸
Detto questo, l’assistente virtuale è una figura in carne e ossa, con competenze professionali specifiche e con un bagaglio di esperienza utile al suo lavoro.
Il suo compito è alleggerire il carico di lavoro del cliente svolgendo per suo conto un elenco di attività e servizi concordati, che per motivi cari non può o non è in grado di svolgere in autonomia.
Passiamo a rispondere alla terza domanda:
A chi si rivolgono i servizi di un assistente virtuale?
In genere, l’assistente virtuale lavora per imprenditori, freelance, liberi professionisti, ma anche artigiani e aziende di piccole o medie dimensioni.
L’obiettivo è sempre quello di svolgere mansioni, responsabilità e attività secolari che portano via tempo prezioso al tuo cliente. Lui così potrà dedicarsi maggiormente al suo business, ma anche alle sue passioni e al tempo libero.
Se sei tu il “cliente” cioè un imprenditore o un freelance di nuovo ti invito a leggere l’articolo: 5 motivi per cui l’assistente virtuale fa al caso tuo. Rimarrai stupito da quanto potrai risparmiare in termini di tempo, denaro e serenità con l’aiuto di un’assistente virtuale.
Una delle cose che amo di questa professione è senza dubbio questo: la versatilità.
Potresti lavorare per professionisti che fanno lavori completamente diversi tra loro: dal marketer digitale, all’artigiano, dal commerciante al professionista e tanto altro.
Ma quindi, rispondendo alla quarta domanda:
Cosa fa un’assistente virtuale?
Come detto poco fa, un’assistente virtuale applica le proprie competenze, capacità e skills in base al professionista con cui collabora.
Ecco i macro servizi che un Assistente Virtuale dovrebbe offrire:
Servizi di Segreteria
- Gestione planning appuntamenti clienti e fornitori
- Gestione della posta elettronica
- Redazione di documenti come preventivi, offerte, ricevute
Servizi di Contabilità e Amministrazione
- Generazione fatture, note di credito, prima nota e altro tramite gestione software
- Invio fatture, fatturazione elettronica, ricezione ed effettuazione pagamenti e solleciti
- Stesura contratti
- Comunicazioni e preparazioni documenti per commercialista
- Monitoraggio attività aziendale
- Pianificazione riunioni, obiettivi aziendali, budget
Servizi di Gestione del Personale
- Redazione contratti
- Preparazione documenti di assunzione
- Gestione presenze, ROL e ferie dipendenti
- Comunicazione e preparazione documenti con consulente del lavoro
Ulteriori specializzazioni:
- Copywriting, creazione contenuti per il web
- Creazione e gestione siti web, blog, newsletter
- Gestione Social Network
- Traduzione e revisione testi
Piccola tips: più competenze avrai e meglio saprai posizionati nel mondo del lavoro. Ma ricorda! Le tue competenze devono essere reali. Non serve a nulla venderti per qualcosa che non sai fare. Non solo non è professionale, ma prima o poi i tuoi clienti sapranno quali sono le tue vere competenze e qualificheranno te per quello che saprai fare davvero. La sincerità paga sempre.
Forse ti starai chiedendo: “Ma come faccio ad acquisire tutte queste competenze? Alcune le ho già, ma molte altre no!”
Meraki Academy nasce dall’idea di Daniele Gilio e il suo staff di formare assistenti virtuali e renderli pronti per il mondo del lavoro.
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Ma non solo! Se stai leggendo questo articolo e hai scoperto che sei tu che potresti avere bisogno di un’assistente virtuale compila il form per ricevere questo tipo di assistenza.
Meraky Academy seleziona e forma il professionista più adatto a te, ai tuoi obiettivi e al tuo business. Leggi l’articolo “Perchè ti può servire un’assistente virtuale” per sapere tutti i vantaggi che avrai nel farlo.
Ora che ti è più chiaro chi è un’assistente virtuale e cosa fa finiamo con l’aspetto più emotivo dell’argomento…rispondiamo all’ultima domanda.
Le 5 qualità di un assistente virtuale
Esaminiamole insieme brevemente:
Organizzazione
Se non sei organizzato difficilmente riuscirai ad essere un assistente virtuale efficiente. Avrai clienti diversi, con esigenze, tempistiche e scadenze diverse. Se non sei tu il primo ad essere organizzato come faranno ad affidarsi a te i tuoi clienti?
Ricorda: “Non è importante quanto sei occupato, trova il tempo per riflettere, pensare e pianificare”
Nel nostro corso potrai scoprire come esserlo e come utilizzare software e tools per essere super organizzato.
Affidabilità
Il cliente deve sapere che può contare su di te, sulle tue competenze e sulla tua “presenza” anche se virtuale. Dimostrerai di sapere gestire le sue scadenze e le sue priorità nel giusto modo?
Precisione
Se lasci le cose al caso, se sei solito dire “ma si dai, va bene, così, si capisce”, non ci siamo! Devi essere preciso nel tuo lavoro, in modo che chiunque avrà fra le mani quello che tu hai fatto vedrà un lavoro ben fatto, comprensibile e terminato.
Ricorda: “Sono i dettagli che fanno la differenza”
Puntualità
Se sarai preciso, affidabile e ben organizzato allora sarai puntuale. Lavorare da casa ha delle sfide, una è la tendenza a procrastinare. Ricorda che hai delle scadenze, se non sei puntuale a farne le spese sarà il tuo cliente e di riflesso te stesso.
Problem Solving
ovvero la capacità di saper trovare una soluzione ai problemi del tuo cliente, grandi o piccoli che siano. Rifletti, pensa e ragiona. Come potresti risolvere al meglio la situazione? Trovare la risposta porterà il tuo cliente ad avere sempre più fiducia in te e nelle tue capacità. E non c’è niente di meglio che avere in uno staff una persona che non si faccia prendere dal panico alla prima difficoltà, ma uno che si metta in gioco, si “tiri su le maniche” e agisca.
Ricorda: “La creatività può risolvere la maggior parte dei problemi”
Ovvio. So cosa stai pensando. “Sele, alcune qualità o ce le hai innate oppure no.”
E anche questo è vero.
Se questo lavoro fa per te e ti affascina diventare assistente virtuale poniti obiettivi in termini di qualità e competenze da raggiungere.
Siamo arrivati alla fine di questo articolo. Sono certa che ora ti è più chiaro chi è un’assistente virtuale e cosa fa.
Ora non ti rimane che passare dalla teoria alla pratica!
Leggi l’articolo Come diventare assistente virtuale: i tuoi primi 5 step
Buona lettura!
Selene
